Штодня ў свеце адпраўляецца 183 мільярда электронных лістоў. Мы раскажам, як зрабіць так, каб ваша пісьмо не згубілася ў агульнай масе. І каб атрымальнік не толькі не адправіў яго ў кошык, але і станоўча на яго адказаў. Правілы складання дзелавога ліста будзе карысна асвоіць кожнаму. Без выключэння. ЯК павінны пачынаць ЛІСТ?
Пачынаць трэба традыцыйна: "Паважаны Іван Сяргеевіч, здравствуйте!» Быў выпадак, калі адна буйная кампанія ў сваёй карэспандэнцыі змяніла класічнае зварот «Паважаны» на «Дарагі». І хоць, здавалася б, эмацыйна зварот стала цяплей, партнёраў гэта насцярожыла. Ні ў якім разе не выкарыстоўвайце ў якасці прывітання фразу «Добрага часу сутак» - па-першае, у жыцці так ніхто не кажа, а па-другое, можа скласціся ўражанне, што вам абыякава, калі ліст будзе атрымана.
І МОЖНА ВЫКАРЫСТОЎВАЦЬ У лісце смайлікі?
Калі ліст адрасавана незнаёмаму чалавеку і носіць дзелавы характар, смайлікі могуць стварыць ў адрасата адчуванне фамільярнасці. У неафіцыйных лістах, адрасаваных калегам, смайлікі не забароненыя. Аднак калі ў лісце ёсць інфармацыя, якая аднойчы можа спатрэбіцца гендырэктару вашай кампаніі, падумайце, ці вы хочаце, каб ўсмешлівыя дужкі трапіліся яму на вочы?
Як не дазволім негатыўныя эмоцыі ПАЎПЛЫВАЦЬ НА ТОН ЛІСТЫ?
Калі вы чымсьці незадаволеныя, але не жадаеце разрываць адносіны з вінаватым з'яўлення негатыўных эмоцый, а збіраецеся весці з ім канструктыўны дыялог, не адпраўляйце ліст адразу. Дайце прачытаць тэкст не ўключанымі ў канфлікт калегу або адпраўце яго пазней, калі зможаце скласці нейтральнае па тоне ліст.
У ЯКІХ ВЫПАДКАХ неабходнасці ўказваць ТЕМУ ЛІСТЫ?
Ліст заўсёды павінна мець тэму. Гэта надае паведамленні статус і часцяком ратуе ад траплення ў спам. Тэма павінна коратка і ёміста ўказваць менавіта на вас ці на прадмет вашага з адрасатам супрацоўніцтва. Да прыкладу, калі вы пазнаёміліся з кліентам на канферэнцыі, форуме або выставе, лагічна выказаць здагадку, што ў яго скрыні будзе шмат лістоў з тэмай «прапанову» або «супрацоўніцтва». Таму трэба нагадаць лепш сваё прозвішча або назва кампаніі. А калі вы даўно знаёмыя, то ў тэме ліста пазначце прадмет сумеснай працы ці нагода перапіскі: «пытанне аб ...», «каментар з нагоды ...»
Ці варта пераходзіць З афіцыйнай мовай на неафіцыйную?
Калі вам прыйшоў ліст, напісанае строгім дзелавым тонам, то і адказваць на яго трэба гэтак жа. Грэбаваць дадзеных правілам складання дзелавога ліста не варта.
Як паказвае вопыт, пераход з фармальнага мовы на нефармальны ў дзелавой перапісцы часцей прыводзіць да неэфектыўнага ўзаемадзеянню. Вам будзе складана абмяркоўваць дзелавыя пытанні і заклікаць партнёраў да выканання абавязацельстваў, калі вашы зносіны з імі стала пахадзіць на сяброўскае. Афіцыйная мова дапамагае трымаць дыстанцыю і эфектыўна вырашаць праблемы. Фармальны стыль дапамагае быць карэктным у першую чаргу ў сваіх уласных выказваннях, што прыводзіць да лепшых вынікаў.
ЁСЦЬ ЦІ СПОСАБ падштурхнуць АДРАСАТА ХУТЧЭЙ даслаў адказ?
Замест таго каб пісаць у тэме "тэрмінова" або "неадкладна", лепш пакажыце ў тэксце ліста дакладныя тэрміны, у якія вы б хацелі атрымаць адказ. Напрыклад: "Прашу Вас адказаць да такога чысла» або «Пераканаўча прашу Вас паведаміць аб сваім рашэнні не пазней такой-то даты. Не варта спрабаваць паскорыць працэс, падказваючы адрасату чакаем вамі адказ: «Спадзяюся на вашу згоду» або «Прашу адказаць станоўча». Дайце чалавеку магчымасць падумаць самому.
У ЯКІХ ВЫПАДКАХ ВАРТА ВЫКАРЫСТОЎВАЦЬ Значок «ВАЖНА»?
Гэтай прыладай варта карыстацца толькі тады, калі справа, выкладзенае ў лісце, сапраўды неадкладна і важна не толькі для вас, але і для вашага адрасата. Вам здаецца, што ўсе справы такія? Адзначаць усе свае інтэрнэт-лісты чырвоным-сцяжкамі і клічнікамі - няправільна. Ўспомніце казку пра пеўня і ваўка: калі вам на самай справе спатрэбіцца, каб ліст было прачытана неадкладна, яго праігнаруюць.
ЯК ПРАВІЛЬНА пісаць лісты ў якім утрымліваецца АДМОВА?
Калі вы вымушаныя ў чымсьці адмовіць, не пачынайце пасланне з канстатацыі адмовы. Коратка выкладзіце прычыны вашага рашэнні і дайце зразумець, што пры пэўных абставінах да разгляду пытання цалкам можна вярнуцца. Падзякуйце за выяўлены да вас цікавасць, выкажыце шкадаванне аб такім зыходзе справы і скончыце ліст на пазітыўнай ноце, напрыклад, «жадаю поспехаў».
ШТО РАБІЦЬ, КАЛІ ліст атрымліваецца занадта доўгія?
Структуруецца тэкст, разбіце яго на глаўкі, пункты, абзацы - інакш доўгае пасланне складана ўспрымаць. Калі інфармацыя дадзена адным суцэльным кавалкам, то ўжо на другім радку чалавек пачынае губляць да яе цікавасць. Ідэальная формула складання вялікіх інтэрнэт-лістоў выглядае так: адна думка - адзін абзац. Таксама важна пазбягаць складаных сказаў і размытых фраз. Каб хутка адказаць на ваш ліст, чалавек павінен мець магчымасць з першага ж разу зразумець, чаго ад яго, уласна, хочуць.
ЯК ЛЕПШ падпісваеце?
Адказваючы на ліст, досыць паказаць у канцы свае імя і прозвішча. Калі ж вы инициируете перапіску, то акрамя гэтага пакажыце свае пасаду і кантактны тэлефон. Выкарыстаўшы ў пачатку ліста зварот «Паважаны ...», не завяршайце яго фразай «З павагай». Напішыце: «З найлепшымі пажаданнямі» або «Шчыра Ваш». Завядзіце ў паштовай праграме некалькі тыпаў подпісы і выкарыстоўвайце іх у залежнасці ад сітуацыі.
Дзядулю ў вёску.
• Паводле звестак кампаніі Radicati Group, штодня ў свеце адпраўляецца 183 млрд. Інтэрнэт-лістоў, то ёсць больш за 2 млн. Лістоў у секунду.
• «Лабараторыя Касперскага», вядомы вытворца сістэм абароны ад спаму, падлічыла, што 80% усіх якія адпраўляюцца за дзень лістоў - спам.
• Па дадзеных агенцтва Gallup Media, з 70 мільёнаў зарэгістраваных карыстальнікаў паштовай сістэмы mail.ru, амаль 8 мільёнаў правяраюць свой паштовую скрыню штодня.
• Больш за ўсё спаму рассылаецца з ЗША, Расіі і Польшчы.
• Самыя частыя тэмы несанкцыянаванай рэкламы, якая рассылаецца па мэйл, - медыцынскія прэпараты і знаёмствы.