Сучаснае жыццё настолькі хуткабежная, што здаецца быццам часу ў груку значна паменшылася. І калі яшчэ ў ня такім далёкім мінулым стагоддзі гадзін у сутках было 24, то цяпер, здаецца, максімум 20. А калі яшчэ адняць 8 гадзінаў на сон і 8-й гадзіне на працу, то на жыццё цалкам не застаецца часу. І гэта пры тым, што сучасныя тэхналагічныя выдумкі, здавалася б, павінны істотна эканоміць час: хутка спраўляцца з хатняй працай нам дапамагае разумная тэхніка, эканоміць час на рухах - транспарт, працоўныя пытанні можна вырашаць, не адыходзячы ад кампутара, падлучанага да сеткі. Тым не менш паспяваць усё своечасова становіцца ўсё складаней і складаней. Асабліва на працы. Працоўны час часта зваротна прапарцыйна задачам, якія ставіць перад намі службовая інструкцыя і патрабаванні кіраўніцтва. Як паспяваць усё на працы і стаць уладаром часу?
Як прымусіць працаваць працоўны час на сябе?
Інструкцыя па арганізацыі працоўнага часу дапаможа:
- пісьменна планаваць працоўны час;
- расстаўляць прыярытэты;
- канцэнтравацца на галоўным;
- лёгка ўкладвацца ва ўстаноўленыя часовыя рамкі;
- быць гатовым да форс-мажорам;
- рабіць працу хутка, але эфектыўна.
Купіце прыгожы арганайзер для планавання працоўнага часу
Зрабіце першы крок самаарганізацыі праз парог крамы канцтавараў, і набудзьце прыгожы працоўны штодзённік. Такая купля выдатна стымулюе, выклікаючы жаданне рабіць запісы і пазнакі. Арганайзэр «прапампоўвае» ўнутраную важнасць і стварае дзелавой вобраз, але галоўная яго заслуга - ён сістэматызуе час і вам становіцца бачная агульная карціна вашай занятасці. Акрамя таго, выпрацоўваючы звычку весці дзелавой штодзённік, вы становіцеся дысцыплінаваным. А гэта галоўнае якасць чалавека, які ўмее рацыянальна распараджацца часам.
Плануйце свой працоўны дзень, тыдзень, месяц
Кіраванне працоўным часам пачынаецца з планавання дня. Але лепш, калі вы прызвычаіць сябе планаваць сваю працу на месяц наперад, дапаўняючы тыдня новымі надыходзячымі задачамі. Мэты, задачы, планы і графікі, зафіксаваныя на паперы, будуць выкананы хутчэй, чым вусныя. Побач з заданнямі стаўце пазнаку з апошнім тэрмінам іх выканання.
Прадугледжвайце працоўныя форс-мажоры
Жыццё характэрная сваім талентам імправізаваць і ўносіць непрадбачаныя сітуацыі нават у самы старанна спланаваны працоўны дзень. Таму лепш «запланаваць» гэтыя форс-мажоры, і арганізаваць свой графік так, каб у ім было час з запасам. Наяўнасць такога «хвосціка» дазволіць без значных страт пакрыць раптам зваліліся на галаву справы. Асабліва гэта важна ў працы з ненармаваным працоўным рэжымам. Калі ж форс-мажор не здарыцца, вызваленыя час заўсёды можна выкарыстоўваць для адпачынку ці ж для павольнага выканання бягучых задач.
Вызначайце прыярытэтнасць спраў
Задачы бываюць рознымі па ступені важнасці. У прыярытэце павінны заставацца самыя тэрміновыя, важныя і складаныя справы. Са тэрміновымі і важнымі усё зразумела, а вось складанымі пытаннямі (хоць, магчыма, і менш важнымі) варта заняцца ў першую чаргу, паколькі яны, як правіла, малапрыемная. На іх да канца дня можа проста не хапіць жадання і рашучасці, а адпаведна, і сіл. Расцягнутыя ў часе задачы адымаюць плойму энергіі, паколькі вы іх цяжкім грузам носіце ў сваёй галаве. Вы ўвесь час да іх у думках вяртаецеся і затрачвае каласальныя сілы, нават яшчэ не прыступіўшы да іх выканання. Звычка вызначаць ступень важнасці спраў дазволіць эфектыўна размяркоўваць сілы і час.
Пісьменна кіруйце працаёмкімі і дробнымі справамі
Складаныя справы старайцеся разбіць на некалькі частак. Так яны здадуцца вам нязначнымі, а значыць, простымі ў выкананні. А вось у дробных, нескладаных і менш важныя задачах крыецца небяспечны падвох. Усе несрочные званкі, рабочая карэспандэнцыя, электронная перапіска або парадак на працоўным стале, калі не будуць выкананыя своечасова, перарастуць у вялікі аб'ём і будуць вісець Дамоклавым мячом. Таму засвойце галоўнае правіла «двух хвілін»: працу, на выкананне якой патрабуецца не больш за 10 хвілін, рабіце па меры яе паступлення. Часу яна шмат не адбярэ, але такая звычка пазбавіць вас ад працоўных завалаў.
Не дазваляйце красці свой час
Калі б вы хоць раз задаліся мэтай сабраць уяўныя нязначнымі хвіліны на перакуры, завісання ў сацсетках, асабістыя тэлефонныя размовы, чаявання і пустыя размовы з калегамі, вы б вельмі здзівіліся колькасці часу, які сыходзіць у нікуды. Вядома, выключыць цалкам гэтыя адцягваючыя фактары не атрымаецца, але скараціць іх можна і трэба. Пазбаўцеся ад дрэннай звычкі курэння або памяншайце колькасць перекуров, звядзіце да мінімуму онлайнобщение ў сацсетках, забароніце сабе частыя перапынкі на каву і папытаеце родных і сяброў не турбаваць вас без вострай неабходнасці ў працоўны час.
Дэлегуе працоўныя паўнамоцтвы
Не саромейцеся перакладаць аб'ёмныя ўчасткі работы на плечы калегаў. Асабліва, калі ў вашы абавязкі спрабуюць абавязаць працу не па вашай спецыяльнасці. Але нават калі ў вас здарыўся завал выключна вашай працай, просіце менш занятых супрацоўнікаў дапамагчы вам са справаздачай, пераклаўшы на іх пасільныя задачы. А лепш ідзіце з просьбай падзелу працы да начальства. Няхай вам афіцыйна вылучаць памочнікаў. У іншым выпадку ваша зарплата павінна адпавядаць надмернай загружанасці. Тады вы будзеце разумець, за што ваш працоўны графік выйшаў за рамкі працоўнага часу.
Заўсёды плануйце ў працэсе працы адпачынак
Любы, нават самы шчыльны працоўны графік, павінен змяшчаць час на адпачынак. Не даводзьце сябе да стану загнанай каня. Наўрад ці гэта нехта ацэніць па вартасці, а вось ваша эфектыўнасць і каштоўнасць будуць пад вялікім пытаннем. Да таго ж вы самі хутка страціце цікавасць да працы, але галоўнае - пацерпіць ваша фізічнае і маральнае здароўе. Толькі ў крайніх выпадках падаўжае працу за кошт адпачынку. Калі ж складаеце свой працоўны план, абавязкова рэзервуецца хоць хвіліны на кароткі адпачынак, адводзіце час для абеду і плануйце перапынкі ў працы з кампутарам. І яшчэ стане добрай звычкай вылучаць сабе пасля абеду 20 хвілін, каб падвесці вынікі зробленай працы, супаставіць затрачаны час з выкананымі задачамі і скарэктаваць бягучыя мэты. Гэта дазволіць трымаць час пад кантролем, а значыць, быць яго уладаром.